Toutes les entreprises assujetties à la TVA et qui sont domiciliées en France seront tenues de respecter l’obligation d’émission et de réception de factures électroniques conformément aux formats normalisés et aux modes de transmission prévus, également connue sous le nom de e-invoicing.
Ces obligations sont régies par plusieurs articles du Code Général des Impôts : l’article 289 dispose que les entreprises assujetties à la TVA doivent émettre des factures électroniques, qu’elles peuvent se charger elles-mêmes de produire. L’article 289 bis - I instaure le principe selon lequel les entreprises assujetties à la TVA en France doivent émettre et recevoir des factures sous la forme électronique, selon des normes bien définies.
Cet article précise aussi que ces entreprises ne pourront plus échanger librement des factures mais devront échanger leurs factures électroniques par l’intermédiaire de Plateformes Agréées (PA) privées. L’article 289 bis -II du CGI oblige également les entreprises à communiquer à l’administration fiscale des données de facturation sous forme structurée énumérées dans cet article.
A. 1re obligation : format de la facture
Les factures électroniques émises doivent respecter la norme européenne ( EN 16931 ) et utiliser l’un des trois format normé et structuré, seuls autorisés et appelés « les 3 formats du socle » : Factur-X, CII et UBL.
• Factur-X : Factur-X est un format de facture électronique, dit hybride ou mixte, qui combine une facture électronique PDF/A-3, lisible et compréhensible par l’humain et un fichier numérique structuré (XML), incluant des données supplémentaires, traité et analysé par des systèmes informatiques.
• CII : CII (Cross Industry Invoice) est un format de facture électronique structurée et EDI, basé sur la norme européenne EN 16931. CII utilise un format XML standardisé pour les données de facturation, ce qui permet une intégration facile avec les systèmes informatiques des entreprises.
• UBL : UBL (Universal Business Language) est un format de facture électronique structurée et EDI, basé sur des standards XML et a été conçu pour être utilisé par les entreprises de toutes tailles et de tout secteur pour améliorer l’efficacité et la fiabilité de leurs échanges.
Les formats Word, Excel, JPG ou papier ne pourront plus être utilisés. Les entreprises doivent donc choisir le format qui convient le mieux à leurs activités notamment le format Factur-X le plus adapté aux TPE et PME.
B. 2e obligation : transmission de la facture
Avec la mise en place du e-invoicing, il ne sera plus possible de recevoir et d’émettre des factures par courrier électronique, fax, ou même manuellement. Les entreprises devront impérativement passer par des plateformes de facturation électronique privées : les Plateformes Agréées (PA).
Tous les assujettis (entreprises, micro entrepreneurs, professions médicales et libérales ...) devront avoir choisi une PA avant le 1er septembre 2026 afin de pouvoir recevoir les factures des grands facturiers dès cette date d’entrée en vigueur de la réforme.
C. 3e obligation : suivi et mise à jour des statuts de cycle de vie
La troisième obligation concerne le suivi et la mise à jour des statuts des factures et des encaissements sur la plateforme. Cette étape est essentielle pour permettre aux fournisseurs et aux clients de suivre l’avancée du traitement de la facture. Pour cela, il existe 4 statuts obligatoires, 5 recommandés et 5 libres que les plateformes devront traiter.
Les 4 statuts obligatoires sont les suivants :
• Déposée sur la plateforme du fournisseur
• Rejetée après réception et mise à disposition par la plateforme de l’acheteur
• Refusée par l’acheteur
• Encaissée par le fournisseur (pour une prestation de services)
D. 4e obligation : transmission des données de la facture à l’administration fiscale
La quatrième obligation du système de facturation électronique consiste à transmettre à l’administration fiscale les flux de facturation, les statuts de cycle de vie de la facture et les données de paiement. Les plateformes agréées transmettront les informations à l’administration fiscale via le PPF concentrateur. Ces acteurs interviennent dans un système global d’interconnexion entre plateformes dit « schéma en Y ». Les données de facturation doivent être transmises au PPF concentrateur pour envoi à l’administration fiscale dans un délai de 24h maximum.
Les entreprises qui ne respectent pas l’obligation du e-invoicing s’exposent à des sanctions financières selon les dispositions du Code général des impôts. Ainsi, en cas de non-respect d’émission ou de réception de facture électronique, l’entreprise encourt une amende de 15 € par facture dans la limite de 15 000 € par an. (art.1737-III du CGI)